Siapa pengendali pengadaan dan masuk-keluar stok barang ?

Tanya : PPIC mengendalikan pengadaan, masuk-keluar stok atas empat Grup Barang itu ?
Jawab : 

Tentu tidak semua . . . selengkapnya

Adapun urutan pengadaan barang adalah sebagai berikut :

1. Setiap departemen, membuat isi purchase requisition sesuai Grup Barang :

    a. Grup KOMODITAS dibuatkan purchase requisition oleh

        - Bagian Penjualan bagi Kelompok PRODUK berdasarkan

            - sesuai order konsumen

            - permintaan (demand) penjualan

        - Bagian Marketing bagi Kelompok SPARE PART berdasarkan

            - claim garansi konsumen

            - permintaan (demand) purna jual (after sales) 

    b. Grup ASET dibuatkan purchase requisition sesuai Kelompok Barang :

        - Bagian PPIC-Produksi bagi Kelompok PERKAKAS karena :

            - ada perkakas yang rusak

            - permintaan (demand) penjualan

        - Bagian Umum bagi Kelompok Barang ASET lainnya berdasarkan :

            - permintaan dan keputusan manajemen

    c. Grup INVENTORI dibuat requisition sesuai Kelompok Barang  

        - Bagian PPIC bagi semua Kelompok Barang INVENTORI berdasarkan :

            - order Bagian Penjualan

            - disain/technical drawing

        - Untuk pengecualian bagi Kelompok CUSTOMER, 

            - Ada material dari konsumen pada order Bagian Penjualan 

            - disain/technical drawing

          maka barang ini akan masuk gudang sebagai Grup INVENTORI

    Dimana semua Item Barang pada purchase requisition harus jelas  

    - Berapa kuantiti, dimensi, spesifikasi harus terdifinisi

    - Dimana pe-nama-an & pe-nomor-an Item Barang sudah tersedia

    - Untuk apa Item Barang itu didatangkan juga sudah direncanakan

    - Kapan Item Barang itu tiba sudah ada pen-jadual-an

    - Mengubah purchase requisition, sebelum purchase order tiba di supplier

2. Bagian Procurement bekerja 

    - membuat purchase order (PO) ke supplier

    - mendatangkan Item Barang sesuai purchase requisition

3. Bagian Sekuriti-Procurement bertugas

    - menolak barang suplier tanpa PO dari perusahaan

4. Inspektor QC memeriksa kesamaan antara Item Barang terhadap 

    - surat jalan suplier

    - purchase order dari perusahaan

    - disain/technical drawing bila supplier adalah Sub-Con't

3. Bagian gudang bertugas untuk Item Barang yang datang

    - menyimpan semua Item Barang supaya jangan hilang 

    - mengamankan semua Item Barang supaya jangan rusak

    - mencatat persediaan Item barang yang lolos inspeksi QC

    - memenuhi permintaan Barang bagi pembuat purchase requisition

    - memenuhi pengeluaran retur sesuai perintah Bagian Procurement

Kesimpulan

1. Siapa pengendali pengadaan barang ?

    Adalah Bagian yang minta barang atau yang membuat purchase requisition.

2. Siapa pengendali pemasukan barang ?

    Adalah Bagian incoming material QC Inspektor.

3. Siapa pengendali pengeluaran barang ?

    Adalah Bagian pembuat purchase requisition.

Dari paparan di atas, anda bisa melihat peran dari setiap Bagian dalam setiap tahap pengadaan barang. memang cukup kompleks, namun untuk memastikan kualitas Item Barang, maka prosedur operasional baku untuk mendatangkan barang ini adalah syarat perlu disediakan.