Barang penunjang operasional produksi tidak masuk Grup INVENTORI ?

Tanya : Mengapa Barang penunjang operasional produksi tidak termasuk Grup INVENTORI ?
Jawab : 

Karena barang penunjang tidak melekat pada produk akhir . . . selengkapnya

Anda tahu bahwa Grup INVENTORI adalah semua barang/bahan baku yang peruntukannya membuat produk. Sehingga semua Item Barang yang merupakan bahan baku bisa di klasifikasikan sebagai Grup INVENTORI.

Sedangkan kriteria dari Item Barang dari Kelompok HABIS PAKAI bila dia dipakai sebagai barang penunjang operasional produksi di lantai produksi, adalah bahwa Item Barang itu : 

1. Tidak nempel atau menjadi bagian pada produk akhir.
2. Tidak disebutkan dalam route sheet atau job order

Bahkan Item Barang dari Kelompok LANGSUNG PAKAI-pun mempunyai kriteria yang sama dengan di atas.

  

Kesimpulan bahwa berdasarkan kriteria di atas barang penunjang operasional produksi tidak bisa dimasukan dalam  Grup INVENTORI.

Contoh :

1. Penge-cat-an basah pada benda kerja

    Cat dan solvent-nya adalah inventori (dari Kelompok CURAH)

    Namun kuas dan minyak cat untuk membersihkan adalah penunjang 

    dimana kuas adalah Item Barang dari Kelompok LANGSUNG PAKAI

                 minyak cat adalah Item Barang dari Kelompok HABIS PAKAI

2. Minyak Pelumas/Oli untuk melaksanakan job order test mesin

    Minyak Pelumas untuk mesin adalah inventori

    Sedangkan Oli pelumas misalnya rantai adalah Kelompok HABIS PAKAI

    Boleh jadi jenis dari kedua pelumas itu berbeda

    Bila kedua pelumas itu dari jenis yang sama, maka akan dikeluarkan sejumlah 

    tertentu pelumas itu sebagai penunjang

Perlu suatu prosedur operasi yang baku (SOP) untuk memastikan pelaksanaan di lapangan bisa sesuai dengan yang direncanakan

Apa bedanya tugas Bagian Gudang Gudang dengan Bagian Inventori ?

Tanya : Apakah perbedaan tugas antara Bagian Gudang dengan Bagian Inventori/PPIC ?
Jawab :

Tugas Bagian Gudang hanya . . . selengkapnya

Tugas Bagian Gudang hanya sebatas 

    - menyediakan tempat & menyimpan semua Item Barang 

    - mengamankan semua Item Barang supaya jangan rusak

semua Grup Barang yang masih tersimpan di Bagian Gudang.

Seperti halnya departemen lainnya, Bagian Gudang melakukan

    - membuat purchase requisition untuk kebutuhannya sendiri

    - mengendalikan persediaan stok Item Barangnya sendiri

    - memenuhi perintah pengeluaran barang, termasuk perintahnya sendiri

Bagian Gudang tidak melakukan

    - purchase requisition untuk Bagian lain

    - mengendalikan stok Item Barangnya Bagian lain

    - mengeluaran Item Barangnya bagian lain

    - melakukan klasifikasi terhadap Item barang

    - pe-nama-an dan pe-nomor-an Kode Barang

Semua Item Barang di semua Kelompok Barang di Grup INVENTORI, dikendalikan oleh PPIC yang meliputi

    - pengadaan Item Barang dengan membuat purchase requisition sesuai

        - order Bagian Penjualan

        - disain/technical drawing

        - stok persedian minimal, base stock level atau buffer stock

    - isi purchase requisition berisi informasi tentang Item Barang sbb :

        - berapa kuantiti, dimensi, spesifikasi, kapasitas

        - pe-nama-an & pe-nomor-an Item Barang sudah tertentu

        - per-untuk-an Item Barang yang terencana

        - schedule kedatangan Item Barang itu sudah ter-jadual

        - bila perlu Bagian PPIC melampirkan drawing/foto/contoh/tabel

    - pengeluaran dengan menggunakan route sheet atau job order

    - terhadap Grup INVENTORI

        - melakukan klasifikasi Item Barang

        - melakukan pe-nama-an dan pe-nomor-an Kode Barang 

Bagian PPIC tidak melakukan

    - penyimpanan barang dan membuat tempat simpan sendiri

Siapa pengendali pengadaan dan masuk-keluar stok barang ?

Tanya : PPIC mengendalikan pengadaan, masuk-keluar stok atas empat Grup Barang itu ?
Jawab : 

Tentu tidak semua . . . selengkapnya

Adapun urutan pengadaan barang adalah sebagai berikut :

1. Setiap departemen, membuat isi purchase requisition sesuai Grup Barang :

    a. Grup KOMODITAS dibuatkan purchase requisition oleh

        - Bagian Penjualan bagi Kelompok PRODUK berdasarkan

            - sesuai order konsumen

            - permintaan (demand) penjualan

        - Bagian Marketing bagi Kelompok SPARE PART berdasarkan

            - claim garansi konsumen

            - permintaan (demand) purna jual (after sales) 

    b. Grup ASET dibuatkan purchase requisition sesuai Kelompok Barang :

        - Bagian PPIC-Produksi bagi Kelompok PERKAKAS karena :

            - ada perkakas yang rusak

            - permintaan (demand) penjualan

        - Bagian Umum bagi Kelompok Barang ASET lainnya berdasarkan :

            - permintaan dan keputusan manajemen

    c. Grup INVENTORI dibuat requisition sesuai Kelompok Barang  

        - Bagian PPIC bagi semua Kelompok Barang INVENTORI berdasarkan :

            - order Bagian Penjualan

            - disain/technical drawing

        - Untuk pengecualian bagi Kelompok CUSTOMER, 

            - Ada material dari konsumen pada order Bagian Penjualan 

            - disain/technical drawing

          maka barang ini akan masuk gudang sebagai Grup INVENTORI

    Dimana semua Item Barang pada purchase requisition harus jelas  

    - Berapa kuantiti, dimensi, spesifikasi harus terdifinisi

    - Dimana pe-nama-an & pe-nomor-an Item Barang sudah tersedia

    - Untuk apa Item Barang itu didatangkan juga sudah direncanakan

    - Kapan Item Barang itu tiba sudah ada pen-jadual-an

    - Mengubah purchase requisition, sebelum purchase order tiba di supplier

2. Bagian Procurement bekerja 

    - membuat purchase order (PO) ke supplier

    - mendatangkan Item Barang sesuai purchase requisition

3. Bagian Sekuriti-Procurement bertugas

    - menolak barang suplier tanpa PO dari perusahaan

4. Inspektor QC memeriksa kesamaan antara Item Barang terhadap 

    - surat jalan suplier

    - purchase order dari perusahaan

    - disain/technical drawing bila supplier adalah Sub-Con't

3. Bagian gudang bertugas untuk Item Barang yang datang

    - menyimpan semua Item Barang supaya jangan hilang 

    - mengamankan semua Item Barang supaya jangan rusak

    - mencatat persediaan Item barang yang lolos inspeksi QC

    - memenuhi permintaan Barang bagi pembuat purchase requisition

    - memenuhi pengeluaran retur sesuai perintah Bagian Procurement

Kesimpulan

1. Siapa pengendali pengadaan barang ?

    Adalah Bagian yang minta barang atau yang membuat purchase requisition.

2. Siapa pengendali pemasukan barang ?

    Adalah Bagian incoming material QC Inspektor.

3. Siapa pengendali pengeluaran barang ?

    Adalah Bagian pembuat purchase requisition.

Dari paparan di atas, anda bisa melihat peran dari setiap Bagian dalam setiap tahap pengadaan barang. memang cukup kompleks, namun untuk memastikan kualitas Item Barang, maka prosedur operasional baku untuk mendatangkan barang ini adalah syarat perlu disediakan.   

Mengapa klasifikasi barang dibuat bertingkat dan kompleks ?

Tanya : Mengapa klasifikasi barang dibuat bertingkat dan kompleks ?

Jawab : 

Untuk memenuhi syarat cukup dan perlu . . . selengkapnya

Syarat yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi yaitu apapun jenis barangnya :

1. Jumlah digit Kode Barang harus sama

2. Relasi Kode Barang one to one Nama Barang

3. Kondisi tertentu bisa diterapkan pada satu Level tertentu saja 

Alasan lainnya adalah beragamnya :  

1. Jenis, ukuran dan kapasitas mesin

2. Fungsi dan cara kerja tiap mesin

3. Daya dan tarif mesin

Tujuan dari dari kalsifikasi adalah penyederhanaan dari kompleksitas itu supaya bisa mudah diterapkan dalam aplikasi komputer.